Datenschutz und DSGVO

ARTBUTLER PRO bietet Ihnen alle Möglichkeiten, aktuellen Datenschutzvorgaben zur Speicherung personenbezogener Daten nachzukommen. Dieser Artikel erläutert Ihnen alle dafür wichtigen Funktionen.

Einwilligungen dokumentieren

Nach Art. 7 DSGVO müssen Sie als Verantwortlicher Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten nachweisen können. Im Bereich Kontakte können Sie mithilfe der benutzerdefinierten Felder oder je nach Dokumentationsbedarf auch ausführlich in einem extra Kommentarfeld Einwilligungen ihrer Kontakte dokumentieren. Dort können Sie beispielsweise detailliert notieren, wann Sie auf einer Messe eine Visitenkarte bekommen haben mit der Bitte um Zusendung von Informationen zu einem/r bestimmten KünstlerIn.

Benutzerdefinierte Felder sind Felder ohne festgelegte Verwendung. Sie können diese Felder selbst beschriften, um dort dann weitere Angaben zu z.B. Werken oder Kontakten nach Ihren speziellen Anforderungen zu erfassen. Diese Benennung der Felder erleichtert es auch den anderen ARTBUTLER-Nutzern, das Feld für den vorgesehenen Zweck zu nutzen.

Sie können ganz einfach den Titel eines benutzerdefinierten Felds ändern. Gehen Sie zu artbutler > Benutzervorgaben > Benutzerdefinierte Felder und geben Sie den Titel ein, den das Feld in Zukunft haben soll, z.B. Einwilligungen. Weitere Infos finden Sie im Artikel Benutzerdefinierte Felder anwenden und bearbeiten.

Auskunftsanfragen beantworten

Zukünftig wird mit der DSGVO das Recht der Bürgerinnen und Bürger unter anderem auch dadurch gestärkt, dass diese abfragen dürfen, welche Informationen Sie über sie gespeichert haben.

Mit einer Exportvorlage können Sie im Falle einer Auskunftsanfrage nach Artikel 15 DSGVO alle relevanten Informationen exportieren, die Sie zu einem Kontakt in Artbutler gespeichert haben. Die Vorlage für Auskunftsanfragen steht in unserem Vorlagenverzeichnis zum Download für Sie bereit.

Volle Kontrolle über Ihre Daten

Die ARTBUTLER-Datenbank wird im Normalfall auf einem Rechner in Ihrem lokalen Netzwerk installiert. Dadurch haben keine weiteren Parteien, wie zum Beispiel Cloud-Anbieter, Zugriff auf Ihre Daten. Damit entspricht ARTBUTLER der sogenannten Privacy by Design Vorgabe der DSGVO, nach der sich der Datenschutz am besten einhalten lässt, wenn er bereits technisch integriert ist. Eine automatisierte Datenweitergabe an Dritte findet aus diesem Grund nicht statt.

Dazu gehört auch, dass ARTBUTLER nicht direkt an Newsletter-Tools gekoppelt ist, um zum Beispiel Einwilligungen und Verteilerlisten automatisch in ARTBUTLER zu übertragen. Diese Daten sollten in Ihrem Newsletter-Tool verbleiben, um den Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden.

Wir bieten Ihnen auch den standortunabhängigen Zugriff auf Ihre Datenbank an – das ARTBUTLER Remote Hosting. Dabei wird Ihre Datenbank zur technischen Bereitstellung auf einem unserer gesicherten Server innerhalb Deutschlands gespeichert. Wir haben ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung und Anweisung keinen Zugriff auf diese Daten und sichern unseren Service für Sie zusätzlich mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab. Damit behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten.

Zugriffsrechte/Nutzerrollen schützen sensible Kundendaten

Der Zugriff auf ARTBUTLER wird durch Benutzerkonten verwaltet. Jedem dieser Konten können Sie eine Rolle zuweisen, die die Rechte des jeweiligen Benutzers definiert. Sie können so bestimmen, welcher Nutzer welche Bereiche in ARTBUTLER einsehen und bearbeiten kann, um sensible Kundendaten nur eingeschränkt zugänglich zu machen. Wir haben vier Rollen mit unterschiedlichen Rechten bereits angelegt.

Alle Rollen können Sie bearbeiten oder nach Belieben ganz neue Rollen erstellen und Ihnen angepasste Rechte zuweisen. Erstellen Sie eigene Rollen, die den Arbeitsbereichen der MitarbeiterInnen entsprechen, zum Beispiel könnten Sie für temporäre MitarbeiterInnen den Bereich Besitzerwechsel komplett entfernen. In dem Beispiel in der Abbildung wurde eine neue Rolle „PraktikantIn“ erstellt, die in den meisten Bereichen nur das Recht hat, Inhalte einzusehen, aber nicht zu bearbeiten.

Löschanfragen bearbeiten

Nach Art. 17 DSGVO haben betroffene Personen das Recht, von Verantwortlichen zu verlangen, die sie betreffenden personenbezogenen Daten zu löschen. Als Verantwortlicher sind Sie verpflichtet, diesen Löschanfragen nachzukommen, hiervon ausgenommen sind nur die Daten, die Sie zwingend benötigen

• zur Erfüllung Ihres Vertrages,
• zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder öffentlicher Aufgaben,
• für steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
• oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigungen von Rechtsansprüchen.

Löschen Sie Datensätze, wie z.B. Kontakte, die Sie in ARTBUTLER PRO gespeichert haben, werden diese nicht direkt aus der Datenbank entfernt, sondern zunächst nur als gelöscht markiert. Der Eintrag existiert also weiterhin, wird jedoch in den Listen nicht mehr angezeigt.

Sofern Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (meist als Administrator), haben Sie Zugriff auf die Funktionen „Wartung“ und „Gelöschte anzeigen“. Diese Optionen werden Ihnen jeweils in den Listenansichten von ARTBUTLER oberhalb der jeweiligen Liste angezeigt.

Diese Funktion  ermöglicht es Ihnen, beliebige Einträge in der Listenansicht als gelöscht zu markieren. Diese Einträge werden nach der Markierung nicht mehr in ARTBUTLER angezeigt, werden jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht. Alle Verknüpfungen zu diesem Kontakt, wie Rechnungen und Angebote bleiben also erhalten. Diese sollten auch nicht gelöscht werden, da Sie den steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten unterliegen.

Verwenden Sie diese Funktion , falls Sie einen Eintrag endgültig aus der Datenbank löschen möchten. Markieren Sie die Datensätze, die Sie endgültig löschen möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol „Endgültig löschen“.