Künstler- und Kommissionabrechnungen

Mit Artbutler PRO können Sie im Bereich Besitzerwechsel neben Rechnungen für Ihre Verkäufe auch Ankäufe und Gutschriften verwalten und damit Künstler- und Kommissions­­abrechnungen erstellen.

Allgemein

Sie können direkt nach dem Eintreffen einer Zahlung für ein Kunstwerk eine Künstlerabrechnung für dieses Werk anlegen oder, wenn die Verkäufe eines Künstlers nicht unmittelbar für jedes Werk einzeln mit einem Ankauf oder einer Gutschrift abgerechnet werden, eine Abrechnung jeweils für einen bestimmten Zeitraum (Monat, Quartal, etc…) erstellt. Im ersten Schritt werden die relevanten Werke aus der Liste aller Werke herausgefiltert, aus dieser Auswahl wird dann im zweiten Schritt ein Besitzerwechsel vom Typ „Ankauf“ oder „Gutschrift“ erstellt. Dort kann abschliessend für jedes Werk individuell der Betrag festgelegt werden.

1. Abzurechnende Werke finden

Die Werke einer Abrechnung werden in der Liste aller Werke gefiltert. Dazu wird ein Filter benötigt, der die relevanten Kriterien festlegt und auf die Liste anwendet. Es empfiehlt sich, diese Filterkonfiguration zur späteren Wiederverwendung zu speichern. Je nach Abrechnungs­modalitäten kann ein spezieller Filter für einzelne Künstler oder ein allgemeiner Filter angelegt werden, der den abzurechnenden Künstler erst beim Filtern erfragt.

Folgende Kriterien sind grundsätzlich ausschlaggebend:

• der Künstler, identifiziert über sein Künstlerkürzel; im Filter kann er wahlweise fest definiert werden, oder er wird bei der Anwendung erfragt.
• wurden die abrechnungsrelevanten Werke im Werksdatensatz auf dem Reiter „Kosten“ mit der Option „Abzurechnen mit: Künstler“ erfasst, kann zusätzlich einfach nach diesem Kriterium gefiltert werden.
• ist der Abrechnungsstatus an den Werksdatensätzen nicht erfasst worden, können Sie die Werke alternativ auch über die zugehörigen Verkaufsrechnungen finden; sie werden über die Kriterien „Besitzers Besitzerwechsel, Verkaufstyp” ist „Rechnung” und „Besitzers Besitzer­wechsel, Datum (oder Zahlungseingang)” ist im abzurechnenden Zeitraum ermittelt.
• Auch für den Zahlungseingang können Sie ein Kriterium hinzufügen

Beachten Sie bitte, dass dies bei Werken mit komplizierten Verkaufsverläufen, wie einem mehrfachen Verkauf/ Rückkauf etc. im Abrechnungs­zeitraum, nicht in jedem Fall zu den gewünschten Ergebnissen führen kann.

Je nach Vorgang können optional weitere Kriterien hinzukommen, etwa eine Eingrenzung auf bestimmte Werkstypen, wenn Sie zum Beispiel nur Editionen gesammelt abrechnen möchten.

2. Filter für Werke definieren

Zum Anlegen eines Filters klicken Sie rechts neben dem Filtersymbol auf das kleine Dreieck und wählen im Menü den Punkt „Filter…”. Im Filterdialog klicken Sie nun zunächst unten links auf „Neu” und geben dem neuen Filter rechts oben einen aussagekräftigen Namen, etwa „Künstlerabrechnung”.

Nun legen Sie die Bedingungen fest: Klicken Sie auf dem Reiter „Bedingungen” auf „Neu…” und wählen Sie in der Kriterienliste das erste Suchmerkmal aus und übernehmen es mit „Erstellen”. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Kriterien erfasst haben und sichern Sie den Filter mit der Taste „Speichern”. Der Filter steht nun im Filtermenü für die weitere Verwendung zur Verfügung.

Nach der Anwendung des Filters werden in der Liste nun nur noch die für die Abrechnung relevanten Werke angezeigt.

3. Ankauf / Gutschrift erstellen

Gehen Sie in den Bereich Werke und markieren Sie die Werke in der Liste. Oberhalb der Liste finden Sie die Funktion „Erstellen aus…” , mit der Sie die Werke mit der Option „Besitzerwechsel“ direkt in einen neuen Besitzerwechsel-Datensatz übernehmen können. Artbutler PRO wechselt dann also automatisch in den Bereich Besitzerwechsel und nimmt Ihre markierten Werke mit.

Wählen Sie den Typ des neuen Besitzerwechsels aus: „Ankauf” (Verbuchung einer vom Künstler gestellten Rechnung) oder „Gutschrift” (eigene Rechnung für und zu Gunsten des Künstlers); es wird ein neuer Besitzerwechsel mit den ausgewählten Werken angelegt, den Sie nun bearbeiten können.

Aus der Liste aller Kontakte im rechten Listenbereich ziehen Sie nun je nach Besitzerwechseltyp Ihren eigenen Kontakt­datensatz und/oder den des Künstlers in die farbig hinterlegten Felder „Empfänger” und ggf. „Verkäufer”.

Achten Sie bitte darauf, die Checkbox „Empfänger wird nicht Besitzer“ korrekt zu setzen, um eine falsche Zuordnung der Werke zu einem Kontakt zu verhindern; in der Regel wird der Empfänger dieses Besitzerwechsels nicht zum Besitzer, wenn es sich um eine nachträgliche Ankaufs­verbuchung oder Verkaufsgutschrift nach einem Verkauf der Werke handelt.

4. Preise entsprechend aktualisieren

In der Liste der Ankaufswerke ist für jedes Werk der aktuelle Listenpreis eingetragen, Sie können dies aber zB auch auf den erzeilten Preis aus dem vorherigen Verkauf ändern. Passen Sie die Preise nun entsprechend der Vereinbarungen mit dem Künstler an: Tragen Sie den Künstler­anteil als Endpreis ein oder legen Sie den Galerieanteil in Prozent als Rabatt (Ankauf) oder Provision (Gutschrift) fest, dabei können die Kosten gesondert behandelt werden: mit den Optionen „Kein Rabatt auf Kosten” oder „Kosten ausschliessen” können Sie die eingetragenen Kosten vollständig übernehmen oder weiterberechnen, der Provisionssatz wird dann nur auf den Ausgangspreis ohne Kostenanteil angewendet.

5. Speichern und Werke aktualisieren

Bei jedem Speichern der Abrechnung können Sie die Verfügbarkeit der Werke automatisch aktualisieren, sowie die Preise als Ankaufspreise in die Werksdatensätze übernehmen und den Abrechnungsstatus ggf. auf „Abgerechnet“ setzen.

Nach dem Speichern können Sie nun die Abrechnung über das Exportmenu oberhalb Ihrer Abrechnung in eine geeignete Abrechnungs-Vorlage exportieren. Da Gutschriften als umgekehrte Rechnungen fungieren, beachten Sie bitte, dass Sie ebenfalls alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten müssen.