Häufig werden mit ARTBUTLER mehrere Werksbestände in einer Datenbank verwaltet, sei es, dass ein Unternehmen verschiedene Geschäftsbereiche über Sub- oder Zweitfirmen abwickelt, oder dass z.B. Nachlässe, Werkverzeichnisse oder Sammlungen mit in ARTBUTLER erfasst wurden. Um diese Bestände zu organisieren, können sie auf dem ersten Werksreiter das Dropdown Menü Bestand nutzen.
Bestände verwalten
Ordnen Sie mit dem Bestandsmenü Ihre Werke unterschiedlichen Beständen zu.
Die Vorgaben für dieses Menü legen Sie im Bereich Verwaltung > Bestandsnamen fest: klicken Sie einen Eintrag doppelt, um ihn zu ändern. Mit dem grünen Plus können Sie weitere Einträge erzeugen, nicht benötigte Einträge entfernen Sie mit der roten Löschtaste.
Für jedes Werk haben Sie nun die Auswahl zwischen einem Ihrer Bestände, die Sie unter Verwaltung festgelegt haben. Über das Dropdown Menü wählen Sie den jeweiligen Bestand aus.
Allgemeine Bestandsaufnahme
Wenn es hingegen um eine allgemeine Bestandsaufnahme in der Galerie oder einem Lager geht, sollen alle Werke unabhängig von Ihrer Zugehörigkeit zu einem bestimmten Bestand und unabhängig von den Besitzverhältnissen erfasst werden. Hierzu bietet sich die Nutzung von Stand- und Lagerort an. Mehr Informationen finden Sie > hier.
Inventar
Zusätzlich steht Ihnen direkt unter dem Bestandsmenü die Check-box Inventar zur Verfügung, mit ihr können Sie markieren, welche Werke zu Ihrem Inventar gehören und deshalb bei einer Inventur berücksichtigt werden müssen.
Für die Eingabe dieser Information eignet sich die Stapelverarbeitung. Mit einem Klick bearbeiten Sie mehrere Werke in einer Eigenschaft, wie z.B. dem entsprechenden Bestand. Erfahren Sie hier, wie es geht.