Überblick
Mit dem neuen Reiter Dokumentation am Kontaktdatensatz können Sie zusätzlich zu den Notizen die Kommunikation mit ihren Kontakten strukturiert dokumentieren. Über die Vergabe von selbstdefinierten Kontakttypen und die Zuordnung eines Datums können Sie hier sehr gezielt in einem definierten Zeitraum nach wichtigen Vorgängen suchen oder diese in Ihren Dokumenten ausgeben.
Dokumentationen anlegen
Vorab legen Sie im Bereich Verwaltung die Dokumentationstypen an, die Sie verwenden möchten, z.B. DSGVO/AVV , Newsletteranmeldung, Erstkontakt, Messe Art Basel, Messe Art Cologne, Messe Tefaf Maastricht, etc.
Tip: Mit der Option „Vorgabe“ legen Sie fest, welcher Typ beim Erstellen vorausgewählt wird.
Gehen Sie im Kontaktdatensatz auf den Reiter Dokumentation und klicken auf das grüne Pluszeichen, um einen neuen Eintrag anzulegen.
In dem neu geöffneten Fenster können Sie nun das Datum, den Dokumentationstyp und eine Notiz eingeben. Die vorher festgelegten Dokumentationstypen finden Sie im aufklappbaren Menü Typ.
So können Sie die Zustimmung zum Newsletter erfassen, den Erstkontakt dokumentieren oder auch z.B. alle Messen anlegen, die Sie regelmäßig besuchen, um anschliessend gezielt nach den Kontakten filtern zu können, die sie auf den jeweiligen Messen getroffen haben.
Gezielt nach einem Eintrag suchen
Um nun gezielt nach bestimmten Einträgen eines Kontaktes zu suchen, klicken Sie auf die Lupe über der Liste der Einträge.
Hier können Sie nun Ihre Notizen nach der eingetragen Notiz, dem Ersteller, dem Typ und im gewünschten Zeitraum filtern. Das gleiche funktioniert auch im Quickfilter, um zum Beispiel nach allen Kontakten zu suchen, die sich dieses Jahr für den Newsletter angemeldet haben.
Dokumentationen ausgeben
Das Dokumentationsfeld kann natürlich auch ausgegeben werden; dabei ist es über Bedingungen sogar möglich, auch nur bestimmte Einträge auszugeben, also etwa nur die Information zum Typ Erstkontakt und/oder der Newsletter-Anmeldung zu exportieren. Ein Beispiel und die Details hierzu finden Sie in den aktualisierten Referenzvorlagen in der Datei contact_complete.odt.