Kategorien können für Kontakte und Werke vergeben und wahlweise farbig markiert werden. Weiter kann nach ihnen gesucht werden, um die den Kategorien zugewiesenen Datensätze zu filtern. So erhalten Sie eine beispielsweise Auswahl an relevanten Kontakten (Bsp. „Presse“, „Newsletter“) oder Werken (Bsp. „Ausfuhrpflichtig“, „Stilleben“)
Kontaktkategorien
Kontaktkategorien anlegen
- Gehen Sie in die Verwaltung und dann auf Kontaktkategorien
- Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie oben rechts auf
- Wählen Sie einen Namen in dem geöffneten Dialogfeld
- Wahlweise können Sie der Kategorie eine Farbe zuweisen
- Klicken Sie auf Anlegen
Um die Kontaktkategorien zu bearbeiten, doppelklicken Sie einfach auf die betreffende Werkkategorie. Änderungen am Kontaktdatensatz werden nach einem neu Laden 
übernommen.
Kontaktkategorien zuweisen
- Öffnen Sie einen Kontaktdatensatz; mittig befindet sich das Kategorie-Feld
- Klicken Sie auf den Button Kategorien
- Setzen Sie bei der gewünschten Kategorie ein Häkchen
- Klicken Sie auf Übernehmen
Um eine Kategorie wieder aus dem Kontaktdatensatz zu entfernen, klicken Sie einfach wieder auf Kategorie und entfernen das blaue Häkchen.
TIP: Mit der Stapelverarbeitung können Sie Kategorien auch für mehrere Kontakte auf einmal zuweisen oder entfernen. So können Sie zb nach einer Kategorie suchen, die Sie mit einer anderen zusammenlegen möchten, diese Kategorie für alle gefundenen Kontakte entfernen und ihnen anschliessend die neue Kategorie zuweisen. Danach können Sie die alte Kategorie im Bereich Verwaltung > Kontaktkategorien löschen (siehe unten).
Nach Kontaktkategorien suchen
Sie können in der Kontaktliste im Quickfilter nach Kontaktkategorien suchen und erhalten anschliessend alle Kontakte, die der ausgewählten Kategorie zugeordnet sind. Wahlweise können Sie auch Suchfilter mit individuellen Bedingungen anlegen.
Kontaktkategorien löschen
- Gehen Sie hierzu wieder in die Verwaltung und dann auf Kontaktkategorien
- Klicken Sie Kategorie, die gelöscht werden soll an
- Um die Kategorie als gelöscht zu markieren, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol oben rechts
Die Kategorie ist nun noch an den Kontaktdatensätzen sichtbar, kann aber nicht mehr vergeben werden. Um die Kategorie komplett aus ARTBUTLER PRO zu löschen, nutzen Sie den Wartungsmodus.
Werkkategorien
Ab ARTBUTLER PRO Version 2.16 können Werkkategorien verwendet werden.
Werkkategorien anlegen
- Gehen Sie in die Verwaltung und dann auf Werkkategorien
- Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie oben rechts auf
- Tippen Sie einen Kategorienamen im geöffneten Dialogfeld
- Wahlweise können Sie der Kategorie eine Farbe zuweisen
- Klicken Sie auf Anlegen
Um die Werkkategorie zu bearbeiten, doppelklicken Sie einfach auf die betreffende Werkkategorie. Änderungen am Werkdatensatz werden nach einem neu Laden übernommen.
Werkkategorien zuweisen
- Öffnen Sie im Werkdatensatz den Reiter Intern
- Klicken Sie auf den Button Kategorien
- Setzen Sie bei der gewünschten Kategorie ein Häkchen
- Klicken Sie auf Übernehmen
Um eine Kategorie wieder aus dem Werkdatensatz zu entfernen, klicken Sie einfach wieder auf Kategorie und entfernen das blaue Häkchen.
TIP: Mit der Stapelverarbeitung können Sie Kategorien auch für mehrere Kontakte auf einmal zuweisen oder entfernen.
Für eine bessere Sichtbarkeit können Sie die Kategorien auf den ersten Reiter des Werkdatensatzes legen, indem Sie den Übersichtsreiter nutzen.
Nach Werkkategorien suchen
Sie können in der Werkliste im Quickfilter nach Werkkategorien suchen und erhalten anschliessend alle Werke, die der ausgewählten Kategorie zugeordnet sind. Wahlweise können Sie auch Suchfilter mit individuellen Bedingungen anlegen.
Werkkategorien löschen
- Gehen Sie hierzu wieder in die Verwaltung und dann auf Werkkategorien
- Klicken Sie auf die Kategorie, die gelöscht werden soll an
- Um das Werk als gelöscht zu markieren, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol oben rechts
Die Kategorie ist nun noch an den Werkdatensätzen sichtbar, kann aber nicht mehr vergeben werden. Um die Kategorie komplett aus ARTBUTLER PRO zu löschen, nutzen Sie den Wartungsmodus.