Lernen Sie, wie sie Kommissionen in ARTBUTLER anlegen, externe Dokumente daran verlinken und wie sie Exportvorlagen hier anwenden.
1. Kommissionen anlegen
Sobald Sie einige Arbeiten in Ihrem System angelegt haben, können Sie mit diesen eine Kommission erstellen. Sollten Sie weitere Informationen zum Erstellen einer Arbeit benötigen, schauen Sie sich bitte den Artikel Werke hinzufügen an.
Gehen Sie auf Kommissionen in der linken Navigationsleiste.
- Klicken Sie auf Neu
oben in der rechten Listenansicht. - Ein leerer Kommissionseintrag wird erscheinen. Geben Sie hier den Titel der Kommission ein.
- Wählen Sie den Status aus: nicht gesetzt, geplant, laufend oder abgeschlossen.
1.1. Geber und Nehmer
Um den Geber und Nehmer einzutragen, müssen diese Kontakte bereits in ARTBUTLER angelegt sein. Wie Sie das machen, finden Sie im Artikel Kontakte hinzufügen.
- Sobald die gewünschten Kontakte angelegt sind, klicken Sie auf den Reiter Kontakte oben in der rechten Listenansicht.
- Klicken Sie auf den Filter-Button
. Das Quick-Filter Fenster wird erscheinen, mit dem Sie Ihre gewünschten Kontakte suchen können. - Sobald Sie die Kontaktprofile gefunden haben, wählen Sie diese nacheinander aus und ziehen die Kontakte in die leeren gelben Felder neben Geber und Nehmer, in Ihrem Kommissionseintrag.
Anmerkung: Bevor Sie den Kontakt ablegen, sollte ein Plus-Zeichen erscheinen, welches Ihnen signalisiert, dass der Kontakt verknüpft wird.
4. Sobald er verknüpft wird, erstellt ARTBUTLER einen Hyperlink, welcher Sie zu dem jeweiligen Kontakt leitet, sollten Sie darauf klicken.
Anmerkung: Um den Kontakt zu entfernen, rechtsklicken Sie auf den Hyperlink und wählen Sie "Verknüpfung aufheben".
1.2. Beginn und Ende
- Klicken Sie auf den ersten Termin-Button
um Ihrer Kommission ein Anfangs- und Enddatum zuzuweisen. In dem Pop-Up-Fenster können Sie das genaue Datum auswählen und mit Übernehmen bestätigen. - Sie können sich diese beiden Daten auch in der Terminübersicht auf der Startseite anzeigen lassen, indem Sie den zweiten Termin-Button
, neben dem Enddatum anklicken. Ein weiteres Pop-Up-Fenster wird erscheinen. Sollten alle angegebenen Daten in Ordnung sein, wählen Sie einfach Erstellen an. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Startseite benutzen.
1.3. Verwendung
Oft kommt es ja im Rahmen einer Ausstellung zu einer Kommission. Kommission und dazugehörige Ausstellung sollten in dem Fall in Artbutler miteinander verknüpft werden, um hier auch später noch nachzuvollziehen, welcher Kommissionsdatensatz zu welcher Ausstellung gehört.
Um die Verwendung einzutragen, klicken Sie auf den Reiter Ausstellungen oben in der rechten Listenansicht und wählen dort eine Ausstellung aus. Diese ziehen sie mit gehaltener Maustaste in Ihre Kommission rüber und legen sie dort in der unteren Liste ab.
1.4. Benutzerdefinierte Felder
In den benutzerdefinierten Feldern können sie beliebige Informationen einfügen, wie z.B. Angaben zum Transport der Werke, Rückgabefristen oder Anteile.
Titel für die benutzerdefinierten Felder bestimmen Sie in den Einstellungen von Artbutler. Klicken Sie auf den Reiter Artbutler oben links im Fenster und gehen zu den Benutzervorgaben → Benutzerdefinierte Felder. Dort können Sie unter Benutzerdefinierte Felder für Kommissionen die einzelnen Felder benennen.
1.5. Werke
Sie können nun Werke hinzufügen. Wählen Sie den Reiter Werke oben in der rechten Listenansicht an.
- Wählen Sie den Filter-Button an und suchen nach den Künstlern oder Kunstwerken, welche Sie zu Ihrer Kommission hinzufügen wollen.
- Sobald Sie die gewünschten Werke gefunden haben, wählen Sie die Einträge aus und ziehen Sie mit gehaltener Maustaste in Ihre Kommission rüber und legen sie dort in der unteren Liste ab.
- Die Reihenfolge der Arbeiten können Sie nach Belieben neu sortieren. Klicken Sie einfach auf die Reiter Inventarnummer, Titel oder Werkstatus und die Einträge werden alphabetisch oder umgekehrt sortiert. Sie können darüber hinaus auch einzelne Zeilen auswählen und verschieben und die Anordnung so manuell ändern. Sobald Sie fertig sein, klicken Sie auf den Speichern-Button
.
2. Externe Dokumente verknüpfen
Lesen Sie bitte unseren Artikel Dokumente-Verzeichnis einrichten und nutzen durch, um eine korrekte Verknüpfung Ihrer Dokumente durchzuführen.
Sie können als Referenz auch Dokumente mit Ihrer Kommission verknüpfen. Zum Beispiel ein PDF eines Kommissionsvertrags, Transportlisten, Anschreiben an den Kommissionspartner u. Ä.
- Wählen Sie im Kommissionseintrag den Reiter Dokumente aus.
- Klicken sie auf den Neu-Button . Ein Pop-Up-Fenster wird erscheinen.
- Sie können dem Dokument einen Namen geben. Klicken Sie auf den Button Dokument und ein weiteres Fenster wird erscheinen, in dem Sie das gewünschte Dokument von Ihrem Computer oder Netzwerk auswählen können. Sobald Sie das richtige Dokument ausgewählt haben, klicken Sie auf Öffnen, und bestätigen mit Verknüpfen.
- Dieser Eintrag erscheint nun in Ihrer Liste. Wenn Sie das Dokument doppelt anklicken, öffnet es sich automatisch.
WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass verlinkte Dateien an einem permanenten Speicherort abgelegt sind. Verschieben Sie die Datei, wird die Verlinkung mit ARTBUTLER ungültig.
3. Exportvorlagen anwenden
Sobald Sie eine Kommission angelegt haben, können Sie verschiedene Exporte durchführen um Dokumente mit Inhalten zur Kommission zu exportieren. Beispielsweise Kommissionsverträge.
- Wie Sie Vorlagen mit Ihrem ARTBUTLER verknüpfen, finden Sie in unserem Artikel Exportvorlagen nutzen.
- Sobald Sie einen Vorlagen-Export erstellt haben, klicken Sie auf den Export-Button
, gehen auf Dokumente und wählen im Drop-Down-Menü den gewünschten Export aus. - ARTBUTLER wird Sie fragen wo Sie das Dokument abspeichern wollen. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken Sie auf Speichern.
- Sobald der Export abgeschlossen ist, können Sie das mit OK bestätigen. Sie können darüber hinaus auch Link anwählen, wenn Sie das ausgespielte Dokument mit dem Kommissionseintrag verknüpfen wollen, oder Öffnen, wenn Sie die Datei direkt öffnen wollen, um sie ggf. zu bearbeiten.
Erstellen Sie ganz einfach eine Kommissionsliste mit unserer bereitgestellten Vorlage Kommission mit Werkliste.